Lathund för avidentifiering av dokument

De dokument du skickar till Forskul ska vara avidentifierade. Det innebär att författarens namn ska tas bort och även att all annan information i dokumentets metadata, som kan identifiera författaren, är borta.

Genom att ändra inställningarna i ditt ordbehandlingsprogram försäkrar du att dina dokument, och de ändringar och kommentarer som du lämnar i andra dokument, är anonyma.

Du kan välja att ändra ditt författarnamn och dina initialer eller att ta bort all författarinformation.

Det säkraste sättet att försäkra sig om att ett dokumentet är helt avidentifierat är att använda inställningen ”Ta bort all personlig information när dokumentet sparas”. Det innebär att all metadata och samtliga författarnamn och initialer i texten blir avidentifierade varje gång dokumentet sparas.

Nedan följer instruktioner för hur information kan tas bort Word för Microsoft 365 för PC och Mac.

PC

Ändra användarnamn och initialer för kommentarer av dokument - i Word för PC

Ibland vill du kunna kommentera ett dokument som ”Författare” eller ”Granskare” för att koppla kommentarer eller spåra ändringar till en roll eller funktion. I Allmänna alternativ för att arbeta i Word kan du ändra och ta och ta bort personlig information för samtliga dokument som din användare skriver i. Klicka på Arkiv > Alternativ >Allmänt. Under Anpassa din kopia av Microsoft Office kan du byta författarnamn och initialer. Kryssa i "Använd alltid dessa värden oavsett inloggning i Office". Då kommer samtliga dokument som du skapar, ändrar i eller kommenterar visa detta författarnamn och initialer.

Dokumentspecifika inställningar för Word för Microsoft 365 för PC

Vill du kontrollera och ändra inställningar i ett enskilt worddokument kan du öppna en sammanfattning av dokumentets Egenskaper genom att klicka på Arkiv > Info. I högerspalt ser du bland annat författarinformation under Relaterade författare.

Ändra författarnamn i Worddokument för PC

För att ändra författarnamn i ett enskilt worddokument kan detta göras i dokumentinställningarna. Klicka på Arkiv > Info. I högerspalt (Egenskaper), under Relaterade personer finner du Författare. För att byta namn på författare högerklicka på författarens namn och välj Redigera egenskap.

Ta bort all personlig information när dokumentet sparas – för PC

För att försäkra dig om att ingen personlig information sparas i dokumentet är det lättast att ändra inställningar så att all personlig information försvinner när filen sparas. Notera att du bör spara en ny kopia först för att inte förlora viktig information i ursprungsdokumentet. Dokumentkontrollen hjälper dig att hitta och ta bort personlig information.

1. Klicka på Arkiv > Alternativ.
2. Klicka på fliken Säkerhetscenter > Inställningar för säkerhetscenter > Sekretessalternativ.
3. Under Dokumentspecifika egenskaper klicka på Dokumentkontroll.
4. Markerar eller avmarkerar du alternativ som du vill kontrollera och kunna ta bort eller spara (Dokumentegenskaper och personlig information). Klicka sedan på Kontrollera.
5. Granska resultatet av kontrollen i dialogrutan Dokumentkontroll.
6. Klicka på Ta bort allabredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet (Dokumentegenskaper och personlig information).

När du har stängt dialogrutan Dokumentkontroll kan du sedan se till att rutan är iklickad för Ta bort personlig information från filegenskaperna när filen sparas vilket innebär att alla som framöver arbetar i dokumentet avidentifieras då de sparar det.

Om du arbetar i ett dokument och vill ta bort all personlig information när du sparar det kan du enkelt komma åt Dokumentkontrollen för det enskilda dokumentet. Spara först en kopia.

1. Klicka på fliken Arkivoch sedan på Info i kopian av det ursprungliga dokumentet.
2. Klicka på Felsök/kontrollera feloch klicka sedan på Kontrollera dokument.
3. Markera kryssrutorna för de typer av dolt innehåll som du vill kontrollera i dialogrutan Dokumentkontroll (Dokumentegenskaper och personlig information).
4. Klicka på Kontrollera.
5. Granska resultatet av kontrollen i dialogrutan Dokumentkontroll.
6. Klicka på Ta bort allabredvid kontrollresultatet för de typer av dolt innehåll som du vill ta bort från dokumentet (Dokumentegenskaper och personlig information).

När du har stängt Dokumentkontrollen kan du sedan se informationstexten under Kontrollera dokument: ”Med inställningen tas egenskaper och personlig information bort automatiskt när filen sparas”, vilket innebär att alla som framöver arbetar i dokumentet avidentifieras då de sparar det.

Mac

Ändra användarnamn och initialer för kommentarer av dokument - i Word för Mac

Ibland vill du kunna kommentera ett dokument som ”Författare” eller ”Granskare” för att koppla kommentarer eller spåra ändringar till en roll eller funktion. I Inställningar för Word kan du ändra och ta och ta bort personlig information för samtliga dokument som din användare skriver i. Klicka på Word > Alternativ och välj Användarinformation under Personliga inställningar. Här kan du byta författarnamn och initialer. Då kommer samtliga dokument som du skapa, ändrar i eller kommenterar visa detta författarnamn och initialer..

Dokumentspecifika inställningar för Word för Microsoft 365 på Mac

Vill du kontrollera och ändra inställningar i ett enskilt worddokument öppna egenskaper för dokumentet under Arkiv > Egenskaper > Sammanfattning. Här kan du kontrollera och ändra metadata i dokumentet.

Ändra författarnamn i Worddokument för Mac

För att ändra författarnamn i ett enskilt worddokument kan detta göras i egenskaperna för dokumentet. Klicka på Arkiv > Egenskaper. Under fliken Sammanfattning finns redigerbara rutor där du kan ändra författarnamn och annan information.

Ta bort all personlig information när dokumentet sparas – för Mac

För att försäkra dig om att ingen personlig information sparas i dokumentet är det lättast att ändra inställningar så att all personlig information försvinner när filen sparas. Notera att du bör spara en ny kopia först för att inte förlora viktig information i ursprungsdokumentet.

1. Klicka på fliken Verktyg och sedan på Skydda dokument. 
2. Klicka i rutan längst ned Ta bort personlig information när filen sparas.

När du har sparat dokumentet kan du sedan se kontrollera dokumentegenskaperna under Arkiv > Egenskaper och se att samtliga fält är tomma.

Det finns ofta flera sätt att komma åt samma funktioner – så även i detta fall. Sekretessinställningarna för dokumentet kan även hanteras under fliken Granska.

1. Gå till Granska > Skydda dokument.
2. Under Sekretess klickar du i Ta bort personlig information när filen sparas.

Ladda ner Forskuls lathund för avidentifiering av dokument.